Hari ini ada seorang teman yang bertanya tentang pembuatan E-Bulletin sebuah komunitas literasi. Saya jadi terpikir untuk sharing tentang proses di belakang layar pembuatan E-Bulletin. Walaupun belum genap setahun bertanggung jawab sebagai pemimpin redaksi, bisa jadi pengalaman yang seuprit ini berguna untuk orang lain. Mungkin ada Bunda atau teman-teman lain sedang mencari referensi untuk pembuatan media komunikasi untuk komunitas misalnya.
Daftar Isi
E-Bulletin Komunitas Literasi
E-Bulletin merupakan salah satu program bulanan dari sebuah komunitas literasi yang saya ikuti. Komunitas literasi ini merupakan bagian kecil dari komunitas yang lebih besar yang terdiri dari emak-emak yang sedang belajar parenting.
E-Bulletin ini diniatkan sebagai satu wadah untuk mengekspresikan dan melatih keterampilan menulis anggota komunitas. Selain itu, E-Bulletin juga menjadi media alternatif yang menyajikan informasi yang bermanfaat bagi anggota komunitas secara keseluruhan.
Tim Redaksi E-Bulletin
Karena merupakan program kerja bulanan, E-Bulletin membutuhkan tim redaksi yang mengurusi A-Z pembuatan E-Bulletin. Maka dibentuklah sebuah tim redaksi yang juga anggota komunitas literasi. Tim redaksi saat ini terdiri dari Pemimpin Redaksi, Editor, Tim Kreatif, dan Humas.
Pemimpin redaksi bertugas mengawal tim dalam proses pembuatan E-Bulletin. Sejak penentuan tema, pembuatan timeline, rekrutmen naskah, mengawal proses editing, mengawal proses desain dan tata letak, quality check dan akhirnya distribusi E-Bulletin pada media komunikasi komunitas yang tersedia.
Editor bertugas menyunting semua naskah yang masuk dan terkait redaksi komunikasi kepada pihak luar tim redaksi.
Tim kreatif bertugas mendesain dan menyusun tata letak E-Bulletin sehingga tidak hanya informatif, tetapi juga menarik untuk dibaca.
Hubungan masyarakat atau Humas bertugas mendistribusikan E-Bulletin pada kanal-kanal media komunikasi komunitas yang ada sehingga mudah diakses oleh anggota komunitas secara keseluruhan.
Keseluruhan tim redaksi berada di bawah tanggung jawab penuh Penanggung Jawab (PJ) atau Ketua komunitas literasi. Ketua komunitas literasi berhak menanyakan latar belakang E-Bulletin yang tidak konsisten terbit di awal bulan, misalnya. Dan hal-hal lain yang menghubungkan E-Bulletin dengan pihak di luar komunitas literasi.
Tema dan Rekrutmen Naskah E-Bulletin
Setiap bulannya, ditentukan tema khusus untuk konten E-Bulletin. Tema biasanya dikaitkan dengan hari-hari penting yang terjadi pada bulan tersebut. Selain hari penting, kadang tema dibuat berdasarkan isu terkini yang sedang santer.
Tema yang sudah ditentukan akan di-floor di grup Komunitas Literasi dan dibuka rekrutmen naskah. Anggota Komunitas Literasi adalah para kontributor potensial E-Bulletin.
Selain dari kontributor, konten E-Bulletin juga diisi oleh tim redaksi sendiri pada rubrik-rubrik tertentu, misal Bahasan Utama, Bakukataku (rubrik tentang pasangan kata baku dan tidak baku), dan lain sebagainya.
Timeline Pembuatan E-Bulletin
Rekrutmen naskah dilakukan setiap awal bulan hingga naskah diterima paling lambat tanggal 20 tiap bulannya. Sehingga, kontributor dapat menyiapkan tulisan terbaik mereka selama +/-20 hari.
Mulai tanggal 21 hingga 30 berjalan proses penyuntingan naskah yang paralel dengan desain dan tata letak E-Bulletin. Setelah proses desai dan tata letak rampung, sentuhan terakhir adalah quality check sebelum tayang E-Bulletin. Setelah dinyatakan siap tayang, maka disiapkan media komunikasi yang ada sebagai wadah tayangnya E-Bulletin.
Proses yang ada saling berkesinambungan satu sama lain sehingga pergeseran durasi pada satu proses berpengaruh pada proses yang lain dan akhirnya bisa mengakibatkan E-Bulletin tidak terbit sesuai jadwalnya di awal bulan.
Kira-kira itu gambaran besar dari E-Bulletin Ibu Profesional Bekasi. Semoga bermanfaat ya 🙂